O que é a era da informação ?

Muitos dizem que vivemos na era da informação, que navegamos na Terceira Onda de Tofler (que por sinal, já vê o prenúncio da uma quarta onda), ou seja, a onda da informação, que seguiu as ondas agrícola e industrial.

Autores como Malone, Drucker, Levy, entre outros, dizem que os clássicos fatores de produção estão perdendo seu status para o capital intelectual e para a informação.

Mas no campo empresarial, especificamente, como pode ser descrita a informação ?

A informação pode ser entendida como um dos recursos dos quais a empresa dispõe e utiliza (ou necessita) para a consecução de seus objetivos. De forma genérica, informar significa comunicar algo a alguém.

Existe uma clássica distinção entre dados e informações. Oliveira (1993, p.34) define dado como sendo “qualquer elemento identificado em sua forma bruta que por si só não conduz a uma compreensão de determinado fato ou situação.”

A informação, por sua vez, é mais estruturada. É definida como sendo “o dado trabalhado que permite ao executivo tomar decisões” (OLIVEIRA, 1993. p.34)

Cassarro (2003, p.35) corrobora afirmando que “os dados alimentam, dão entrada no sistema, e as informações são produzidas, saem do sistema” podendo ser a entrada para outro sistema de informação. Como exemplo de dados, pode ser citado a quantidade de clientes de uma empresa ou o preço de venda cobrado por determinado item. A lucratividade gerada pelos diversos clientes ou grupo de clientes, que contribui para o gestor decidir, entre outros fatores, qual carteira de clientes incrementar é uma informação.

Os dados, no conceito do Serviço Federal de Processamento de Dados - SERPRO, (2003) “são sinais que não foram processados, correlacionados, integrados, avaliados ou interpretados de qualquer forma. Os dados representam a matéria-prima a ser utilizada na produção de informações.”

Quanto às informações, de acordo com o SERPRO (2003) “neste nível, os dados passam por algum tipo de processamento para serem exibidos em uma forma inteligível às pessoas que irão utilizá-los.”

A importância do fator informação fica ainda mais evidenciada no contexto empresarial contemporâneo, marcado pela extrema e notória competitividade e pela necessidade de eficiência em todos os processos organizacionais.

Conceituando eficiência de maneira breve, ela consiste em realizar as atividades de modo correto, ou seja, relaciona-se mais com os meios utilizados. Agir com eficácia, entretanto, é fazer as coisas certas, ou seja, relaciona-se mais com os resultados esperados.

Na era da informação, ela é condição indispensável para o funcionamento da empresa e para a conseqüente sobrevivência, pois conforme cita Cassarro (2003, p.25) “A empresa em si é uma estrutura estática. O [...] que lhe dá dinamismo, é o conjunto de sistemas de informações, ou seja, a gama de informações produzidas pelos seus sistemas, de modo a possibilitar o planejamento, a coordenação e o controle de suas operações."

Fica óbvio que sem informações a empresa não opera. Ela não poderá tomar nenhuma decisão, não poderá estabelecer nenhum objetivo nem estratégia. Isso sem considerar que, mesmo que a empresa apenas reagisse aos fatos já ocorridos, não deixaria de estar considerando informações históricas.

Cassaro (2003, p.34) comenta que “tanto mais dinâmica será uma empresa quanto melhores e mais adequadas forem as informações de que os gerentes dispõem para as suas tomadas de decisão.”

A informação também permite a integração entre os diversos sistemas organizacionais (recursos humanos, marketing, finanças, etc.), permitindo a retroalimentação destes para fins de controle bem como gerando insumos para planos de ação. Ela é um dos principais requisitos para se ter uma visão sistêmica da empresa.

Na visão do SERPRO (2003) “A qualidade dos sistemas de informação de uma organização é reconhecidamente uma vantagem corporativa estratégica. Mas, apesar de todos os avanços tecnológicos, o processamento de informações corporativas continua sendo complexo.”

Porém, Silva (2001) afirma que cada vez mais, na era da informação, a sociedade terá que se adaptar ao problema da sobrecarga de informações. Isto vai nos compelir a buscar e usar técnicas que ajam como um filtro, selecionando as informações confiáveis e relevantes e maximizando tratamento das informações recebidas.

Isso revela uma outra tendência atual: a customização. Cada indivíduo apresenta uma necessidade específica de informação, ou seja, de acordo com seus objetivos, determinados aspectos serão relevantes. Porém, em meio ao excesso de informações, muitas das quais irrelevantes, torna-se necessário processos capazes de gerar e recuperar essas informações quando necessárias, de modo a atender, preferencialmente de forma facilitada, as necessidades específicas de cada usuário.

Nesse campo, a Contabilidade pode dar uma grande contribuição, na medida em que registra os fatos econômicos e financeiros relacionados com a entidade e os condensam em forma de diversos relatórios, alguns legais e padronizados rigidamente, e outros mais flexíveis, atendendo precisamente as necessidades gerenciais específicas.

Quanto às características da informação, Cassarro (2003) distingue as informações como sendo operacionais, ou seja, aquelas úteis para realizar determinada atividade, como por exemplo, uma requisição de material; ou como sendo gerenciais, que são basicamente uma compilação das informações operacionais que chegam até o gestor e lhe subsidiam na tomada de decisão.

Segundo Cassarro, (2003.p.41) “enquanto as informações operativas praticamente independem das pessoas, as informações gerenciais são muito influenciadas pelas pessoas que ocupam posições gerenciais.”

Uma característica da informação gerencial é o seu potencial preditivo, ou seja, permite inferências sobre situações futuras, permitindo o planejamento de onde a empresa espera chegar, bem como a verificação de que a empresa está se orientando para a consecução dos objetivos esperados, possibilitando ajustes caso esteja em situação indesejada.

É importante frisar também, conforme citam Padoveze (1994) e Cassarro (2003) que a informação deve ter certos atributos, entre eles destacam-se a relação custo e benefício, utilidade e oportunidade.

Dessa forma, os benefícios ocasionados pela utilização de determinada informação devem, inclusive por questão de bom senso, ser maiores que os custos incorridos para obtê-la. É importante verificar se a informação esta realmente sendo usada e que benefícios seu uso traz.

Entretanto, é difícil precisar com exatidão e objetividade os resultados de uma informação, ou seja, associar diretamente a ele os resultados, satisfatórios ou não, de uma decisão.

Quanto à oportunidade, toda informação tem uma utilidade ou valor elevado em determinado momento, decrescendo até chegar ao valor nulo com o passar do tempo.

Observando a figura apresentada por Cassaro (2003, p.37) é possível perceber de forma mais clara a importância da informação ser oportuna.

Figura 01 – Valor da Informação Oportuna

Fonte: Adaptado de Cassarro, 2003.p.37

Conforme exemplifica Cassarro (2003), a figura acima supõe o fato de um gerente necessitar tomar uma decisão no dia 20, e apenas nesse dia tal decisão pode ser tomada. Dessa forma, a informação disponibilizada dia 30 não teria valor algum.

Porém, se a informação fosse fornecida dia 10, dando maior tempo para o gestor se preparar e ponderar os possíveis resultados da escolha das alternativas disponíveis, surpreendentemente, a informação também não teria o seu valor máximo. Nesse dia, o gerente não teria nenhuma decisão a ser tomada e o destino da informação provavelmente seria a gaveta, além de que no prazo de 10 dias muitas variáveis poderiam se alterar.

No dia 20, quando a decisão fosse tomada, essa informação não corresponderia mais com a realidade. Ressaltando que as empresas tendem a operar em ambientes dinâmicos e com alto grau de risco e incerteza, condições presentes em praticamente todas as decisões.

Cabe aqui uma distinção entre risco e incerteza: A condição de risco se dá quando o tomador de decisões pode estimar as probabilidades de ocorrência dos vários resultados que a alternativa escolhida acarretará. Quando não se têm informações para conhecer ao menos a probabilidade de ocorrência de certos eventos tem-se a incerteza.

Lima (2007, p. 05) define a diferença entre risco e incerteza da seguinte forma:

A diferença entre risco e incerteza está relacionada ao conhecimento das probabilidades ou chances de correrem certos resultados. O risco ocorre quando quem toma as decisões da aplicação de um ativo pode estimar as probabilidades relativas a vários resultados, com base em dados históricos, o que chamamos de distribuições probabilísticas objetivas. quando não se tem dados históricos e é preciso fazer estimativas aceitáveis, ou seja, distribuições probabilísticas subjetivas, lidamos com a incerteza.

Correção e exatidão das informações: Cassarro (2003, p.38) afirma que “uma informação gerencial quase nunca tem de ser exata, basta-lhe ser correta e estar disponível no momento necessário.” A informação exata, corresponde à realidade com precisão total, sendo, portanto relativa a breve e determinado momento, a partir do qual deixa de ser exata. Os custos de obtenção também são relativamente maiores aos da informação precisa e os benefícios adicionais relativos não são compensatórios.

Relevância: Escolhas entre alternativas diversas, com diversas finalidades, exigem informações diferentes. Sendo assim, “relevância é o grau de importância que uma informação possui para uma tomada de decisão.” (Cassarro, 2003.p.38) Há de se considerar também, que para tomar determinada decisão, vários fatores pesam sobre as escolhas, alguns em maior e outros em menor grau. Como nem sempre é possível ter informações sobre todas as variáveis envolvidas, é coerente priorizar a obtenção de informações sobre os aspectos mais importantes.

Comparação e tendência: É relevante que as informações para finalidades gerenciais possam ser comparadas, possibilitando o conhecimento das variações ocorridas e permitindo que tendências sejam percebidas, evitando suas conseqüências, caso sejam negativas e aproveitando as oportunidades quando positivas.

A informação é um dos recursos mais relevantes que as empresas possuem para traçarem suas estratégias, tomarem suas decisões, coordenarem suas ações e efetivarem os controles necessários para acompanhar as mudanças de direção entre o previsto e o realizado.

Marion (2006, p.32) ressalta que as informações contábeis “devem propiciar aos seus usuários bases seguras às suas decisões, pela compreensão do estado em que se encontra a atualidade, seu desempenho, sua evolução, riscos e oportunidades que oferece.”

Conclui-se então que gerar informações contábeis com qualidade e com consciência da utilidade para o êxito da organização é uma atividade complexa, que deve considerar muitas variáveis, se destacando atender as diversas necessidades dos diversos usuários com informações que lhes sejam compreensíveis, úteis e oportunas.